Ringkasan Pertemuan 6 - Enterprises E-Business System

1.1 General System

E-bisnis adalah penggunaan teknologi informasi dan komunikasi oleh organisasi, individu, atau pihak-pihak terkait untuk menjalankan dan mengelola proses bisnis utama sehingga dapat memberikan keuntungan dapat berupa keamanan, fleksibilitas, integrasi, optimasi, efisiensi, atau/dan peningkatan produktivitas dan profit.

E-bisnis merupakan bentuk sistem informasi dalam kegiatan bisnis yang dilakukan secara otomatis dan semiotomatis dilakukan dengan menggunakan teknologi elektronik. E-business memungkinkan suatu perusahaan untuk berhubungan dengan sistem pemrosesan data internal dan eksternal secara lebih efisien dan fleksibel. E-business juga banyak dipakai untuk berhubungan dengan suplier dan mitra bisnis perusahaan, serta memenuhi permintaan dan melayani kepuasan pelanggan secara lebih baik.

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP (enterprise resource planning), adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

Dari segi pengertian ERP dan e-business diartikan sama dikarenakan sama-sama terdapat proses yang melakukan pengentegrasian seluruh fungsi penjualan, produksi, akunting dan distribusi dengan sasaran untuk mengoptimalkan semua sumber daya: material, sumber daya manusia dan kapasitas mesin dalam pemanfaatan teknologi dan yang mana proses kegiatannya berkaitan pasti dalam pemanfaatan IT . Serta ERP yang mengatur dan menyangkut seluruh kegiatan e-businees ini merupakan bagian arsitektur  e-business yang paling penting sehingga banyak pandangan yang salah menanggapi bahwa ERP bisa disamakan dengan e-business.

E-business telah mengubah definisi dari enterprise system. E-business mendorong ERP dari dalam core perusahaan menuju network edge. Banyak perusahaan menyadari, bagian paling menantang dari inisiatif bisnis bukan ketika membangun Web storefront, tetapi dalam mengembangkan ERP untuk mendukung solusi B2B (business to business) dan B2C (Business to Customer) Oleh karena itulah, suatu perpanjangan dari enterprise system muncul dengan mengintegrasikan ERP dengan e-business untuk menciptakan bisnis yang lebih fleksibel, lebih fokus, dan lebih kompetitif dibanding struktur bisnis tradisional dan hubungan B2B yang sempit.

Efisiensi biaya, waktu Teknologi dalam ERP dibuktikan melalui :

·         Single Entry, maksudnya dalam ERP, Anda hanya cukup satu kali memasukkan data untuk mendapatkan beberapa laporan.

·         Melalui ERP status barang/order dapat dipantau setiap saat, yang berarti setiap konsumen mengorderkan kepada pihak perusahaan produsen tersebut sudah di stokan barang order melalui status data barangnya tersebut

·         Data base marketing Anda dapat dilihat dan diperbarui setiap saat.

·         Dengan menggunakan teknologi komputer, Anda tidak lagi memerlukan banyak paperwork, cukup menyimpan soft-copynya dan data /laporan dapat diprint/cetak kapan saja diperlukan.

·         Pencarian data dapat lebih mudah dan cepat, karena semuanya telah didokumentasi dan dikordinasi dengan baik oleh pusat data yang telah terbentuk dalam sistem ERP.

·         Mengurangi Lead Time, maksudnya penyebaran informasi dilakukan secara serempak dan bersamaan ke tiap departemen, sehingga proses di tiap departemen terkait dapat dilaksanakan segera dan secepatnya tanpa harus saling menunggu sampainya informasi.

Strategi E-Bisnis

Di dalam e-bisnis, starategi dapat dikatakan sebagai cara untuk mencapai tujuan dari kompetisi di dunia  bisnis (competitive advantage). E-business tidak dapat bekerja tanpa strategi (bisnis). Strategi e-bisnis dibutuhkan untuk mendukung arah strategis perusahaan secara keseluruhan. Oleh sebab itu agar dapat sukses dalam e-bisnis, organisasi perlu mengembangkan strategi e-bisnis.

Terdapat tiga strategi dasar dalam membangun e-bisnis yang memiliki hubungan hierarki atau berururtan. Strategi tersebut meliputi strategi analisa, startegi dalam pemilihan, dan strategi implementasi. Startegi analisa adalah strategi dimana organisasi menganalisa segala sesuatu dengan tepat sesuai dengan tujuan e-bisnisnya. Strategi analisis ini dapat meliputi analisis lingkuangan eksternal yang dapat meliputi analisa teknologi, ekonomi, politik, social serta analisis sumber daya internal dapat meliputi analisis sumber daya, analisis competitor, dan juga yang tidak kalah penting adalah analisis SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunities, Threaths).

Berikut ini empat model umum strategi bisnis yang dapat dianalisis:

1.      Low-Cost Leadership

Dalam strategi ini Sistem informasi diharapkan dapat mendukung dalam kegiatan memproduksi produk, menganalisis data untuk penjualan tersetel dan teknik pemasaran.   Selain itu dalam strategi low-cost leadership ini diharapkan pula system informassi dapat mendukung layanan pada lower-price dimana memungkinkan perusahaan untuk menganalisis pola pembelian konsumen, selera, dan preferensi  guna efisien layanan iklan dan pemasaran untuk target pasar yang low-cost.

2.      Product Differentiation

Strategi ini pada dasarnya adalah bagaimana menghasilkan suatu produk yang berbeda dengan produk lain. Strategi ini menggunakan system informasi untuk memproduksi produk dan layanan yang belum ada, new, fresh dan tentunya berbeda dengan produk-produk yang sudah ada. Sebagai contoh, Google yang terus memperkenalkan layanan pencarian baru dan unik di situs Web-nya, seperti Google Maps, Google Docs, Google Mail.

3.      Focus on Market Niche

Strategi ini lebih menekankan pada bagaimana system informasi itu nantinya dapat focus pada pangsa pasar tertentu dan dapat melayani yang lebih baik. Jadi dapat dikatakan strategi ini memfokuskan bisnis pada a single market dengan produk dan layanan khusus.

4.      Strengthen Customer and Supplier Intimacy

Strategi ini lebih mengutamakan kekuatan hubungan baik dengan pemasok maupun pelanggan atau partner. Sistem informasi diharapkan mampu mengembangkan kekuatan hubungan dan loyalitas dengan partner baik itu customer  maupun supplier agar nantinya dengan kekuatan hubungan dan loyalitas  dapat memberikan nilai tambah bagi organisasi.

Setelah strategi analisis ini benar-benar matang maka strategi selanjutnya adalah strategi dalam pengambilan keputusan atau strategi pemilihan, organisasi memilih dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan e-bisnisnya untuk selanjutnya mengimplementasikan pilihan atau keputusan yang diambil strategi dalam kegiatan e-bisnis dari organisasi.

Membangun System E-Bisnis

Membangun sistem e-Business bukan hanya mengkomputerisasi Sistem informasi bisnis yang kemudian dihubungkan ke Internet. Jika pemahaman itu yang menjadi landasan dalam membangun sistem e-Business, maka niscaya sistem itu sulit untuk bertahan. Oleh sebab itu sebelum membangun system e-bisnis perlu menetapkan persiapan yang tepat menuju pembangunan e-bisnis. Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembangunan e-bisnis.

Visi dan prospek membangun e-bisnis:

1.      Adanya keinginan yang kuat dan konsisten untuk membangun hubungan langsung dengan konsumen.

       2.  Pembangunan Jaringan Komunitas

       3.  Perluasan pasar

       4.  Masuk era persaingan global

Tahap-tahap Pembangunan Sistem

Tahap- tahap dalam pembentukan Sistem e-bisnis:

1.      Mendayagunakan komputer personal, jaringan komputer dan internet seoptimal mungkin

2.      Membangun halaman Web

Web merupakan salah satu wadah dimana e-bisnis dapat dijalankan maka oleh sebab itu perlu   dibuat web dari e-bisnis.

3.      Membangun SI E-Business yang efektif

Pembangunan Sistem informasi ini dapat meliputi kegiatan merancang aliran data, prosedur pengolahan dan aliran informasi. Untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisiendiperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masing masing organisasi. Guna dari sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam berkompetisi 

4.   Mengembangkan SI yang bersifat inter platform

Sistem informasi diharapkan mampu menjembatani antar platform system informasi seperti arsitektur komputer, system operasi atau bahasa pemrograman.

2.        Sikuls Daur Hidup

Metode yang paling sering digunakan dalam membangun e-bisnis adalah metode daur hidup. Metode ini cocok untuk pembangunan sistem e-business, karena memiliki beberapa karakteristik yaitu proses dilakukan selangkah demi selangkah yang disertai dengan proses dokumentasi yang rapi. Metode daur hdup terdiri dari beberapa tahapan proses, yaitu tahap perencanaan, analisis, perancangan, penerapan, evaluasi, penggunaan, dan pemeliaraan. Pada setiap tahapan dilakukan proses pendokumentasian atas segala yang telah dilakukan atau disepakati.

A.    Tahap Perencanaan

Tahap ini sangat penting karena pada tahap ini permasalahan yang sebenarnya didefinisikan secara rinci dimana Pembuat sistem mencoba memahami permasalahan dan mendefinisikan secara rinci, kemudian menentukan tujuan pembuatan sistem dan mengidentifikasi kendala-kendala. Hasilnya berupa proposal proyek

B.  Tahap Analisis

Pada tahap ini pembuat sistem akan menganalisis permasalahan dengan menyusun studi kelayakan. Studi kelayakan ini menentukan kemungkinan keberhasilan  solusi yang diusulkan serta  untuk memastikan bahwa solusi  yang diusulkan tersebut benar-benar  dapat dicapai dengan sumber daya dan  dengan memperhatikan kendala yang  terdapat pada perusahaan serta dampak  terhadap lingkungan sekeliling.

C.    Tahap Perancangan

       Tahap perancangan dalam membuat system informasi e-bisnis ini dapat disebut juga sebagai desain system. Dalam rancangan SI e-Business harus memperhatikan kebutuhan perusahaan e-business, kebutuhan operator, kebutuhan pemakai, dan kebutuhan teknis.

D.    Tahap Penerapan (Implikasi)

       Tahap ini merupakan kegiatan untuk mengimplementasikan  rancangan yang telah disusun sebelumnya agar dapat diwujudnyatakan. Implementasi untuk prosedur di dalam teknologi komputer akan menggunakan bahasa computer. Sementara itu, untuk proses yang terdapat di luar sistem komputer, disusunlah sebuah konvensi atau perjanjian atau tata tertib, agar setiap orang yang terlibat dapat mengikuti alur yang telah ditetapkan. Untuk merealisasikan sistem pada tahap pemaparan ini, ditempuh beberapa metode, antara lain, penggunaan paket aplikasi, pengembangan oleh staf sendiri (insourcing), dan pengembangnan yang dilakukan dengan kerjasama dari pihak luar seperti konsultan atau software house (outsourcing).

E.     Tahap Evaluasi

Pada tahap ini, dilakukan uji coba sistem yang telah selesai disusun. Proses uji coba diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut sudah benar.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam mengevaluasi perangkat keras adalah:

·   Kemampuan perangkat keras yang meliputi kecepatn proses dan distribusinya

·   Seberapa besar biaya yang harus disediakannya untuk pengoperasian dan perawatan sistem.

·   Kompatibilitas perangkat keras terhadap sistem-sistem yang terkait, seberapa lama teknologi yang digunakan akan bertahan.

·   Sejauh mana pilihan-pilihan terhadap komputer yang digunakan, memperhatikan faktor-faktor ergonomik.

·   Tingkat kehandalan dan sekalabilitas jaringan komputer yang dibangun sebagai infrastruktur sistem tersebut.

F.     Tahap Pemeliharaan dan penggunaan

       Pada tahap ini, sistem yang telah diuji coba dan dinyatakan lolos dapat mulai digunakan untuk mengenal proses e-Business yang sesungguhnya. Pemeliharaan sistem secara rutin dapat meliputi penataan ulang database, membackup, dan scaning virus. Sementara itu, pemeliharaa juga termasuk melakukan penyesuaian-penyesuaian untuk menjaga kemuktahiran sistem, atau pembetulan atas kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dan belum diketahui sebelumnya.

3.        E-Commerce

Secara definisi e-commerce merupakan bagian dari e-bisnis, namun tidak semua e-bisnis berarti e-commerce. E-commerce lebih sempit jika  dibandingkan dengan e-bisnis, di mana e-commerce adalah sub perangkat dari ebisnis. E-bisnis memiliki ruang lingkup yang sangat luas, menunjuk kepada penggunaan teknologi untuk menjalankan bisnis yang memberikan hasil, memberikan dampak yang besar kepada bisnis secara keseluruhan. Sementara e-commerce mengacu  kepada penggunaan internet untuk belanja online, seperti untuk belanja produk dan jasa. Contohnya terjadi ketika konsumen mengorder tiket, buku atau hadiah, produk berwujud maupun tidak berwujud melalui internet.

Manfaat e-commerce yakni sebagai suatu cara yang efisien dalam bertransaksi dikarenakan meniadakan batasan wilayah geografis dan batasan waktu, artinya transaksi e-commerce bisa dilakukan kapan saja dan dimana saja selama dapat terhubung secara online. Dalam proses ini, e-commerce biasanya mempermudah operasional dan menurunkan biaya.

Pengelompokan E-Commerce

Berdasarkan sifat partisipan dalam transaksi e-commerce, terdapat tiga kelompok besar e-comerce sebagai berikut:

·         Bussines-to-Consumere-Commerce (B2C) merupakan aktivitas penjualan barang dan jasa secara elektronik secara langsung kepada konsumen individu, mencakup produk-produk retail dan jasa para konsumen individu.

·         Bussines-to-Bussines E-Commerce (B2B) merupakan sebuah transaksi secara elektronik antara dua pihak yang sama-sama organisasi atau pelaku bisnis mencakup penjualan barang dan jasa antarbisnis.

·         Consumer-to-Consumer E-Commerce (C2C) merupakan penjualan barang dan jasa secara elektronik antar konsumen, mencakup konsumen yang menjual secara langsung kepada konsumen.

4.        Decision Support System

Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) adalah sebuah sistem yang mampu memberikan kemampuan pemecahan masalah maupun kemampuan pengkomunikasian untuk masalah dengan kondisi semi terstruktur dan tak terstruktur.

DSS  bertujuan untuk menyediakan informasi, membimbing, memberikan prediksi serta mengarahkan kepada pengguna informasi agar dapat melakukan pengambilan keputusan dengan lebih baik.
DSS merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan menegement science, hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini computer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat.
Lima karakteristik utama yaitu :

1. Sistem yang berbasis komputer. 
2. Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan 
3. Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang mustahil dilakukan dengan kalkulasi manual 
4. Melalui cara simulasi yang interaktif 
5. Dimana data dan model analisis sebaai komponen utama.

Komponen Sistem Pendukung Keputusan  atau DSS

Secara umum Sistem Pendukung Keputusan dibangun oleh tiga komponen besar yaitu database Management, Model Base dan Software System/User Interface. Komponen DSS tersebut dapat digambarkan seperti gambar di bawah ini.

gambar 1.1 Komponen Sistem Pendukung Keputusan (SPK)

a. Database Management

Merupakan subsistem data yang terorganisasi dalam suatu basis data. Data yang merupakan suatu sistem pendukung keputusan dapat berasal dari luar maupun dalam lingkungan. Untuk keperluan DSS, diperlukan data yang relevan dengan permasalahan yang hendak dipecahkan melalui simulasi.

b. Model Base

Merupakan suatu model yang merepresentasikan permasalahan kedalam format kuantitatif (model matematika sebagai contohnya) sebagai dasar simulasi atau pengambilan keputusan, termasuk didalamnya tujuan dari permaslahan (objektif), komponen-komponen terkait, batasan-batasan yang ada (constraints), dan hal-hal terkait lainnya. Model Base memungkinkan pengambil keputusan menganalisa secara utuh dengan mengembangkan dan membandingkan solusi alternatif.

c. User Interfase / Pengelolaan Dialog

Terkadang disebut sebagai subsistem dialog, merupakan penggabungan antara dua komponen sebelumnya yaitu Database Management dan Model Base yang disatukan dalam komponen ketiga (user interface), setelah sebelumnya dipresentasikan dalam bentuk model yang dimengerti computer. User Interface menampilkan keluaran sistem bagi pemakai dan menerima masukan dari pemakai kedalam Sistem Pendukung Keputusan.

Manfaat Sistem Pendukung Keputusan

DSS dapat memberikan berbagai manfaat dan keuntungan. Manfaat yang dapat diambil dari DSS adalah :

1. Memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data / informasi bagi pemakainya. 
2. Membantu pengambil keputusan untuk memecahkan masalah terutama barbagai masalah yang sangat kompleks dan tidak terstruktur. 
3. Dapat menghasilkan solusi dengan lebih cepat serta hasilnya dapat diandalkan. 
4. Walaupun suatu DSS mungkin saja tidak mampu memecahkan masalah yang dihadapi oleh pengambil keputusan, namun dia dapat menjadi stimulan bagi pengambil keputusan dalam memahami persoalannya,karena mampu menyajikan berbagai alternatif pemecahan.