Ringkasan Pertemuan 7 - Pengembangan Bisnis

1.  Pengembangan Bisnis / Stategi IT

v   Pengertian strategi bisnis

Strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan pelaksanaan gagasan, perencanaan, dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun waktu tertentu. Di dalam strategi yang baik terdapat koordinasi tim kerja, memiliki tema, mengidentifikasi faktor pendukung yang sesuai dengan prinsip-prinsip pelaksanaan gagasan secara rasional, efisien dalam pendanaan, dan memiliki taktik untuk mencapai tujuan secara efektif.

Strategi dibedakan dengan taktik  yang memiliki ruang lingkup yang lebih sempit dan waktu yang lebih singkat, walaupun pada umumnya orang sering kali mencampuradukkan ke dua kata tersebut. Contoh berikut menggambarkan perbedaannya, "Strategi untuk memenangkan keseluruhan kejuaraan dengan taktik untuk memenangkan satu pertandingan".

Pada awalnya kata ini dipergunakan untuk kepentingan militer saja tetapi kemudian berkembang ke berbagai bidang yang berbeda seperti strategi bisnis, olahraga (misalnya sepak bola dan tenis), catur, ekonomi, pemasaran, perdagangan, manajemen strategi, dll.

Sebuah strategi bisnis biasanya adalah sebuah dokumen yang jelas mengartikulasikan arah bisnis akan mengejar dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuannya. Dalam rencana bisnis standar, hasil strategi bisnis dari tujuan dibentuk untuk mendukung misi lain dari bisnis. Sebuah strategi bisnis yang khas dikembangkan dalam tiga langkah: analisis, integrasi dan implementasi. Pada tahap analisis pengembangan strategi bisnis, salah satu dari beberapa metode yang digunakan untuk menganalisis pasar perusahaan, sumber daya, hambatan untuk kesuksesan dan keuntungan tertentu. Tujuan dari analisis strategis adalah untuk mengidentifikasi apa bisnis ingin capai, kekuatan itu dapat membawa menanggung pada mencapai tujuan dan kelemahan yang perlu ditangani sebelum integrasi dan implementasi. Metodologi penilaian Strategis dapat termasuk mengevaluasi lingkungan bisnis, game skenario berbagai kompetitif, menentukan apa kekuatan pasar berada dipesaing kerja dan penilaian, antara lain.

v   Tingkatan Strategi

Strategi dapat diklasifikasikan kedalam beberapa jenjang atau tingkatan yaitu :

·    Strategi Tingkat Bisnis Strategi tingkat bisnis menekankan pada posisi kompetitif untuk produk atau segmen tertentu oleh suatu divisi. Strategi tingkat bisnis mengidentifikasikan bisnis sebagai bagian dari perusahaan, dengan demikian setiap divisi merupakan unit strategi bisnis (SBU) yang merumuskan dan melaksanakan strategi sendiri dalam mencapai tujuan. Dalam operasinya bisa saja setiap bisnis mengkombinasikan dalam satu SBU dengan strategi tunggal, akan tetapi bila tidak mampu dapat berjalan terpisah tergantung pada kebutuhan perusahaan.

·    Tingkat Fungsional Prinsip pokok strategi tingkat fungsional adalah upaya memaksimalkan sumber-sumber produktivitas dalam membantu hambatan pada strategi bisnis, strategi perusahaan dan strategi internasional. Setiap fungsi dalam perusahaan membangun strategi-strategi secara bersama-sama yang dikenal dengan nilai rantai, beberapa fungsi seperti : produksi, pemasaran, pelayanan, dan lain-lain secara bersama-sama memutuskan perhatian kepada pelanggan dengan menggunakan system informasi manajemen dan sumber daya manusia secara akurat dan maksimal.

·    Tingkat Perusahaan Pada tingkat perusahaan perumusan strategi terlebih dahulu manajemen puncak menganalisis lingkungan eksternal yaitu : peluang dan ancaman serta lingkungan internal yaitu : kekuatan dan kelemahan.

·    Strategi Tingkat Internasional Dalam era globalisasi,maka perusahaan harus mengintegrasikan rumusan strategi diluar lingkup nasional, yaitu : berusaha memperluas lingkup usaha keseluruh dunia. Ada beberapa perbedaan dalam bersaing secara internasional disbanding dengan persaingan secara nasional, yaitu :

1.             Adanya factor peluang disetiap Negara

2.             Adanya situasi yang berlainan dipasar luar negeri

3.             Peran yang berbeda dari pemerintah Negara lain

4.             Perbedaan dalam tujuan, sumber daya dan kemampuan untuk mengamati perubahan

perubahan pesaing asing.

v   Faktor-faktor kunci dalam penyusunan strategi bisnis

Menurut Arthur A. Thompson and Strickland dalam bukunya yang bertajuk Strategic Management: Concepts and Cases, terdapat sejumlah faktor yang perlu diperhatikan ketika kita melakukan proses penyusunan strategi perusahaan. Faktor-faktor itu adalah sbb:

·                     Pertimbangan Regulasi dan Kebijakan Pemerintah

Semua organisasi beroperasi dalam kelompok masyarakat yang lebih luas. Apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan dalam kebijakan strategi perusahaan selalu dibatasi oleh regulasi, kebijakan dan peraturan pemerintah.

·                     Kondisi Persaingan dan Daya Tarik Industri Secara Keseluruhan

Kondisi persaingan dan dan daya tarik industri secara keseluruban merupakan faktor penentu strategi yang besar. Strategi perusahaan harus disesuaikan dengan sifat dan kombinasi faktor-faktor kompetisi – harga, kualitas produk, fitur kinerja, layanan, garansi, dan lain-lain.

·                Peluang Pasar dan Ancaman Eksternal Perusahaan

Peluang bisnis dan perkembangan eksternal memberikan merupakan pengaruh dalam proses penyusunan strategi. Strategi perusahaan harus dengan sengaja diarahkan untuk menangkap peluang pertumbuhan yang terbaik. Strategi juga harus memberikan respon terhadap ancaman eksternal demi stabilitas kinerja perusahaan di masa datang.

·                     Kekuatan Sumber Daya Perusahaan, Kompetensi, dan Kemampuan Kompetitif

Salah satu pertimbangan internal penentu strategi yang terpenting adalah apakah perusahaan memiliki sumber daya, kompetensi dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan strategi dengan optimal. Faktor-faktor inilah yang memungkinkan perusahaan untuk memperbesar penguasaan pasar, mendukung daya kompetitif perusahaan dalam arena pasar, dan menjadi dasar strategi perusahaan.

·                     Ambisi Pribadi, Filsafat Perusahaan, dan Kepercayaan Etis Manajer

Pilihan strategi biasanya juga dipengaruhi oleh ambisi dan visi pendiri/pemilik perusahaan. Setiap business owner memiliki pandangan yang berbeda-beda mengenai bagaimana cara bersaing, bagaimana memposisikan perusahaan, serta image apa yang ingin dibentuk.

·                     Pengaruh Shared Values dan Company Culture dalam Strategi

Kultur perusahaan juga memiliki kemungkinan yang besar dalam menentukan tindakan strategis perusahaan, terkadang bahkan mendominasi pilihan langkah strategis. Nilai, budaya kerja dan keyakinan tertentu dapat terpatri dalam pemikiran dan tindakan top manajemen. Hal ini pada giliran berikutnya akan ikut mempengaruhi pilihan strategi yang akan dirumuskan.

v   Tahap-tahap dalam menyusun strategi bisnis

Untuk mencapai strategi yang sukses maka dibutuhkan proses perumusan strategi dan pelaksanaannya yang berisi lima tahapan kunci yang saling berhubungan, yaitu : 

1.      Membentuk visi strategis mengenai ke mana organisasi akan bergerak 

2.      Menetapkan tujuan — mengubah pandangan strategis menjadi hasil kinerja spesifik yang harus dicapai perusahaan. 

3.      Merumuskan pilihan strategi untuk mencapai hasil yang diinginkan. 

4.      Melaksanakan dan mengeksekusi strategi yang dipilih secara efisien dan efektif. 

5.      Mengevaluasi efektivitas strategi dan dampaknya terjadap kinerja bisnis

v   Hubungan antara strategi bisnis dengan strategi e-business

Dalam membuat strategi aplikasi tidak boleh hanya memfokuskan pada analisa terhadap teknologi, hal tersebut sesuai dengan pendapat Earl (ward dan peppard,2002,p40). Pemfokusan pada teknologi atau aspek bisnis saja tidak cukup dalam kesuksesan pembentukan strategi. Ealr menyatakan bahwa jalur yang paling efektif untuk mencapai keuntungan strategis dari SI/TI adalah dengan memfokuskan pada pemikiran tentang bisnis yang nantinya akan dihubungkan dengan SI/TI. Dimulai dengan menganalisa masalah-masalah bisnis yang ada sekaligus dengan perubahan lingkungannya dan menyadari bahwa SI/TI adalah hanya salah satu bentuk solusi yang ditawarkan.

Hal ini dikemukakan karena sebagian besar dari strategi SI/TI yang ada saat ini lebih banyak mengidentifikasikan persoalan teknologi dan terminologi teknikal saja, tetapi sedikit mengidentifikasikan kebutuhan organisasi akan aplikasi dan aspek bisnis. Earl menyarankan agar startegi SI perusahaan lebih fokus dalam mengindentifikasikan kebutuhan perusahaan terhadap sistem informasi (application set) dan strategi TI yang fokus dalam mengidentifikasi kebutuhan perusahaan terhadap teknologi informasi dan infrastukturnya.

2.  Pengembangan bisnis / Solusi IT

v   Mengembangkan sistem bisnis

Ketika pendekatan sistem untuk penyelesaian masalah diterapkan untuk pengembangan solusi sistem informasi terhadap masalah bisnis, maka hal ini disebut pengembangan sistem informasi (information system development) atau pengembangan aplikasi (application development). Bagian ini menunjukkan bagaimana pendekatan sistem dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi dan sistem e-business yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, karyawan, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholder).

v   MENGIMPLEMENTASIKAN SISTEM BISNIS

·      Implementasi

Setelah sistem informasi yang baru dirancang, sistem tersebut harus diimplementasikan sebagai sistem kerja, dan dipelihara agar dapat berjalan dengan baik. Implementasi adalah langkah yang vital dalam pengembangan teknologi informasi untuk mendukung karyawan, pelanggan, dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.

·      Mengimplementasikan Sistem Baru (new system implementation) melibatkan pemrolehan hardware dan software, pengembangan software, pengujian program dan prosedur, konversi sumber data, dan berbagai alternatif konversi. Implementasi dapat menjadi proses yang sulit dan memerlukan banyak waktu. Akan tetapi, hal ini vital dalam memastikan kesuksesan sistem yang baru dikembangkan, karena meskipun sistem tersebut didesain dengan baik, sistem tersebut akan gagal jika tidak diimplementasikan dengan baik. Oleh sebab itu, proses implementasi biasanya memerlukan usaha manajemen proyek (project management) dari para manajer unit bisnis. Mereka harus mendukung rencana proyek yang mencakup tanggung jawab kerja, jadwal tahap-tahap utama dari pengembangan, dan anggaran keuangan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa proyek diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang ditetapkan, sambil tetap memenuhi tujuan desain.

·      Mengevaluasi Hardware, Software, dan Layanan

Karakteristik minimum untuk kinerja dan fisik semua hardware dan software ditentukan dengan membuat daftarnya dalam dokumen yang disebut permintaan proposal (request for proposal-RFP) atau permintaan daftar harga (request for quotation-RFQ). Kemudian mereka mengirim RFP atau RFQ ke pemasok yang sesuai, yang menggunakannya sebagai dasar untuk menyiapkan usulan persetujuan pembelian. Perusahaan dapat menggunakan sistem evaluasi dengan menggunakan skor jika ada beberapa proposal yang bersaing untuk akuisisi hardware dan software. Mereka menetapkan nilai maksimum untuk setiap faktor evaluasi (evaluation factor). Layanan informasi software dan hardware indepeden (seperti Datapro dan Auerbach) dapat digunakan untuk memperoleh informasi spesifikasi yang rinci dan evaluasi. Perusahaan besar sering mengevaluasi hardware dan software yang diusulkan dengan meminta pemrosesan program pengujian benchmark khusus dan data pengujian. Benchmarking mensimulasi pemrosesan pekerjaan khusus di beberapa komputer dan mengevaluasi kinerjanya. Kemudian pemakai dapat mengevaluasi hasil pengujian untuk menentukan alat hardware atau paket software mana yang menampilkan karakteristik kinerja terbaik.

-   Faktor-faktor Evaluasi Hardware. Banyak hal lagi yang harus dievluasi mengenai hardware daripada menentukan alat komputasi yang tercepat dan termurah. Misalnya, pertanyaan mengenai keusangan harus diajukan dengan membuat evaluasi teknologi. Faktor ergonomi juga sangat penting. Konektivitas adalah faktor evaluasi yang juga penting, karena banyak teknologi jaringan dan alternatif bandwith yang tersedia untuk menghubungkan sistem komputer ke jaringan Internet, intranet, dan ekstranet.

-   Faktor-faktor Evaluasi Software. Mengevaluasi software menurut banyak faktor yang mirip dengan yang digunakan untuk evaluasi hardware. Faktor-faktor kinerja, biaya, keandalan, ketersediaan, kompatibilitas, modularitas, teknologi, ergonomi, dan pendukung harus digunakan untuk mengevaluasi akuisisi sofware yang diusulkan. Misalnya, beberapa paket software yang sangat lambat, sulit digunakan, dipenuhi dengan kecacatan (bug), atau didokumentasikan dengan buruk. Paket tersebut bukan pilihan yang baik, meskipun ditawarkan dengan harga yang menarik.

-   Evaluasi Layana SI. Kebanyakan pemasok produk hardware dan software dan banyak perusahaan lainnya menawarkan berbagai layanan SI (IS services) ke pemakai akhir dan organisasi. Jenis-jenis lain dari layanan SI yang dibutuhkan oleh bisnis dapat melakukan outsourcing ke perusahaan luar dengan harga yang dinegosiasikan. Misalnya, integrator sistem mengambil alih seluruh tanggung jawab atas fasilitas komputer perusahaan ketika organisasi melakukan outsourcing untuk operasional komputernya. Mereka juga dapat memiliki tanggung jawab untuk mengembangkan dan mengimplementaikan proyek pengembangan sistem yang besar yang melibatkan banyak pemasok dan subkontraktor.

·      Aktivitas Implementasi Lainnya

Pengujian, konversi data, dokumentasi, dan pelatihan adalah kunci utama agar implementasi sistem bisnis yang baru dapat berhasil.

-   Pengujian. Pengujian sistem (system testing) dapat melibatkan pengujian dan debugging software, pengujian kinerja situs Web, dan pengujian hardware baru. Bagian penting dari pengujian adalah peninjauan tampilan, laporan dan output lainnya dari prototipe.

-   Konversi Data. Salah satu aktivitas implementasi yang paling penting yang dibutuhkan ketika menginstal software baru dalam kasus ini disebut konversi data (data conversion). Proses konversi data yang baik merupakan hal yang penting karena data yang diformat atau disusun dengan tidak tepat sering dilaporkan sebagai salah satu penyebab utama dari kegagalan dalam implementasi sistem baru.

-   Dokumentasi. Pengembangan dokumentasi (documentstion) pemakai merupakan bagian yang penting dalam proses implementasi. Dokumentasi merupakan metode komunikasi antara orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengembangkan, mengimplementasikan, dan memelihara sistem berbasis komputer. Dokumentasi sangat penting dalam mendiagnosis kesalahan dan membuat perubahan, khususnya jika pemakai akhir atau analisis sistem yang mengembangkan suatu sistem tidak lagi bekerja di organisasi tersebut.

-   Pelatihan (training) merupakan aktivitas implementasi yang vital. Pelatihan dapat melibatkan hanya aktivitas entri data, atau dapat juga melibatkan semua aspek dari penggunaan sistem yang baru tersebut. Selain itu, manajer dan pemakai akhir harus dididik mengenai dampak teknologi yang baru terhadap manajemen dan operasional bisnis perusahaan. Pengetahuan ini harus ditambahkan dengan program pelatihan untuk setiap peralatan hardware yang baru, paket software, dan penggunaannya untuk aktivitas kerja tertentu.

-   Metode Konversi. Operasi awal dari sistem bisnis yang baru, dapat menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan proses konversi (conversion) dari penggunaan sistem yang ada saat ini ke operasi aplikasi yang baru atau yang lebih baik. Metode konversi dapat mempermudah pengenalan teknologi informasi yang baru ke dalam organisasi. Empat bentuk utama dari konversi sistem:

§  Konversi paralel

§  Konversi bertahap (phased)

§  Konversi percontohan (pilot)

§  Konversi langsung

-   Pemeliharaan SI (system maintenance) adalah pengawasan, evaluasi, dan modifikasi sistem bisnis operasional untuk menghasilkan perbaikan yang lebih diinginkan atau perlu. Misalnya, implementasi sistem yang baru biasanya menghasilkan fenomena yang disebut kurva belajar (learning curve). Aktivitas pemeliharaan mencakup proses tinjauan pasca implementasi (postimplementation review) untuk memastikan bahwa sistem yang baru diimplementasikan memenuhi tujuan bisnis yang ditetapkan. Pemeliharaan juga mencakup modifikasi terhadap sistem yang telah dibentuk karena perubahan dalam organisasi bisnis atau lingkungan bisnis.

·      Mengelola Perubahan Organisasional

Implementasi strategi bisnis/TI yang baru memerlukan pengelolaan pengaruh perubahan utama dalam dimensi organisasi kunsi seperti proses bisnis, struktur organisasi, peran manajerial, penugasan kerja karyawan, dan hubungan di antara pemilik kepentingan yang muncul dari penyebaran sistem informasi bisnis yang baru.

-   Keterlibatan dan Resistensi Pemakai Akhir. Bagaimana pun kita melakukan sesuatu, pasti ada resistensi dari orang-orang yang mengalaminya. Misalnya, implementasi teknologi pendukung kerja yang baru dapat membuat para karyawan ketakutan dan resisten terhadap perubahan tersebut.

·      Manajemen Perubahan

Orang adalah fokus utama dari manajemen perubahan (change management) organisasi. Ini mencakup aktivitas seperti pengembangan cara yang inovatif untuk mengukur, memotivasi, dan memberi penghargaan atas kinerja. Manajemen perubahan juga melibatkan analisis dan definisi semua perubahan yang dihadapi oleh organisasi, dan mengembangkan program untuk mengurangi resiko dan biaya, serta memaksimalkan manfaat perubahan. Beberapa taktik utama yang direkomendasikan oleh para ahli perubahan adalah seagai berikut:

§  Libatkan orang sebanyak mungkin dalam perencanaan bisnis/TI dan pengembangan aplikasi.

§  Buat perubahan konstan menjadi bagian yang diharapkan dari budaya.

§  Beritahukan ke setiap orang sebanyak mungkin mengenai segala sesuatu sesering mungkin, sebaiknya secara pribadi.

§  Bekerjalah di dalam budaya perusahaan, bukan di sekitarnya.