Ringkasan Pertemuan 8 - The Accounting Information System

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Pengolahan data adalah manipulasi atau transformasi simbol seperti angka dan abjad untuk tuju meningkatkan kegunaannya.

8.1     Tugas Pengolahan data

Ada 4 tugas dasar pengolahan data :

Q             Pengumpulan Data

Setiap perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan, tiap tindakan dijelaskan oleh satu catatan data. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

Q             Manipulasi Data

Data perlu dimanipulasi untuk mengubah menjadi informasi. Operasa data meliputi Pengklasifikasian (elemen data tertentu digunakan sebagai data untuk identifikasi dan mengelompokkan catatan), Penyortiran (catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasar kode atau elemen lain), Penghitungan (operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen data untuk menghasilkan elemen-elemen data tambahan) dan Pengikhtisaran ( terdapat banyak data yang perlu disintesis, daisarikan dalam bentuk total, subtotal, dan lain-lain).

Q             Penyimpan Data

Di perusahaan terdapat banyak transaksi dan tindakan setiap hari. Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data sehingga harus disimpan jika suatu saat diperlukan.

Q             Penyiapan Dokumen

SIA menghasilkan output dimana ada dua cara yaitu Oleh suatu tindakan (output dihasilkan jika sesuatu terjadi) dan Oleh jadwal waktu (output dihasilkan pada suatu saat tertentu).

8.2     Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi

Ø   Melaksanakan tugas yang diperlukan

Perusahaan diharuskan oleh UU untuk memelihara catatan kegiatannya. Elemen-eleman lingkungan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data  dimana perusahaan pasti menerapkan SIA sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.

Ø   Berpegang pada prosedur yang relatif standar

Peraturan dan praktek yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data.

Ø   Menangani data yang rinci

Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit.

Ø   Jejak audit

Kronologi yang dapat ditelusuri dari awal hingga akhir atau sebaliknya.

Ø   Terutama berfokus historis

Data yang dikumpulkan pada SIA menjelaskan pa yang terjadi di masa lampau terutama jika pengolahan data berkelompok.

Ø   Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal

SIA menghasilkan sebagian output informasi bagi manajer perusahaan.

8.3     Subsistem Utama Sistem Distribusi

8.3.1  Sistem Distribusi

Gambar 11.3 Suatu Diagram 0 dari Sistem Distribusi

Subsistem pertama berkaitan dengan pemenuhan pesanan pelanggan, yang berkaitan dengan pengisian kembali persediaan dari pemasok, dan yang ketiga berkaitan dengan pemeliharaan buku besar perusahaan. Bahwa keempat elemen lingkungan dari diagram konteks muncul dalam gambar ini. Hal yang sama juga berlaku bagi arus data yang menghubungkan sistem distribusi dengan elemen tersebut. Kondisi ini menghasilkan dinamakan DFD yang seimbang, dalam arti penghubung sistem yang sama muncul pada semua tingkat sistem yang berkaitan. Karena dalam gambar ini tidak menggunakan gambar angka, DFD yang setingkat lebih rendah disebut diagram Gambar 0.

8.3.2  Sistem yang Mengisi Pesanan Konsumen

Sistem ini menunjukkan empat sistem utama yang berkaitan dengan pemenuhan pesanan pelanggan-pemasukkan pesanan, persediaan, penagihan dan piutang dagang. Di dalam sistem ini mengacu pada nomor proses yang berkaitan pada DFD yang setingkat lebih tinggi

8.3.3  Sistem yang Memesan untuk Pengisian Kembali Persediaan

Gambar 11.5 Gambar Diagram 2 dari Sistem yang Memesan untuk Pengisian Kembali Persediaan

Sistem pembelian mengeluarkan pesanan pembelian persediaan yang diperlukan kepada pemasok, sistem penerimaan menerima persediaan tersebut dan sistem dagang melakukan pembayaran.

8.3.4  Sistem yang Melaksanakan Proses Pencatatan Buku Besar

Gambar 11.6 Gambar Diagram 3 dari Sistem yang Melaksanakan Proses Pencatatan Buku Besar

Menyertakan suatu penyimpanan data, yaitu istilah DFD untuk suatu file. Penyimpanan tersebut digambarkan oleh segi empat terbuka dan di beri nama, misalnya buku besar.

PEMENUHAN PESANAN PELANGGAN

8.3.5  Sistem Entri Pesanan

Gambar 11.7 Gambar Diagram 1.1 dari Sistem Entri Pesanan

Pada gambar ini bertujuan untuk mendokumentasikan sistem pemasukan pesanan.

8.3.6  Sistem Persediaan

Gambar 11.8 Gambar Diagram 1.2 dari Sistem Persediaan

Setelah dibuat keputusan untuk menerima pesanan, perlu ditentukan apakah pesanan tersebut dapat dipenuhi. Gambar ini menunjukkan empat proses utama sistem persediaan. Dua proses yaitu memeriksa saldo persediaan dan memeriksa titik pemesanan kembali dimana dua proses ini menyelesaikan pemenuhan pesanan. Proses lain lain memiliki tanggung jawab lain.

8.3.7  Sistem Penagihan

Gambar 11.9 Gambar Diagram 1.3 dari Sistem Penagihan

Faktur atau tagihan merupakan nota resmi yang dikirimkan oleh perusahaan untuk menyatakan kepada pelanggan jumlah uang yang terhutang. Sistem yang menyiapkan faktur adalah sistem penagihan. Slip yang ditandatangani pelanggan merupakan suatu faktur. Slip menjelaskan satu transaksi kredit dan menetapkan kewajiban untuk membayarnya nanti.

8.3.8  Sistem Piutang Dagang

Gambar 11.10 Gambar Diagram 1.4 dari Sistem Piutang Dagang

Pada gambar ini menunjukkan empat proses yang dilaksanakan oleh sistem piutang dagang. Sistem ini unik karena tiap proses dilakukan terpisah dari proses yang lain. Pada titik ini telah menangani semua kegiatan yang berhubungan dengan pesanan pelanggan. Tahap selanjutnya menanggapi sinyal titik pemesanan kembali dan sistem persediaan dan melakukan pengisian kembali persediaan.

PENGISIAN KEMBALI PERSEDIAAN

8.3.9  Sistem Pembelian

Departemen pembelian terdiri dari sejumlah pembeli yang bertanggung jawab memilih pemasok untuk pengisian kembali persediaan dan merundingkan pengaturannya seperti harga dan tanggal pengiriman.

8.3.10 Sistem Penerimaan

Gambar 11.12 Gambar Diagram 2.2 dari Sistem Penerimaan

Sistem penerimaan bertanggung jawab memperbarui sistem konseptual perusahaan mencerminkan pengisian kembali persediaan dari pemasok.  Gambar ini terlihat bahwa catatan disimpan. Barang yang dibeli sampai proses penerimaan terjadi. Terjadinya saat truk mengirimkan pengiriman ke dok penerimaan. Karton-karton pengiriman dibuka oleh petugas penerimaan yang memeriksa kemungkinan terjadinya kerusakan, menghitung barang, slip pengepakan (berupa salinan faktur pemasok). Petugas penerimaan memproses tanda terima dengan menggunakan terminal  di area penerimaan. Tujuan pemeriksaan memastikan bahwa pemasok mengirimkan barang sesuai pesanan, dan barang yang dikirimkan pemasok benar-benar diterima. Setelah itu Persediaan dibawa ke gudang bahan baku dan informasi disusun.

8.3.11 Sistem Hutang Dagang

Gambar 11.13 Gambar Diagram 2.3 dari Sistem Hutang Dagang

Sistem hutang dagang bertanggung jawab untuk membayar pembelian kepada pemasok. Inilah akhir sistem distribusi.

8.4     Peran Sistem Informasi Akuntansi Dalam Pemecahan Maslah

Pengolahan data ditandai oleh volume data yang besar dibandingkan informasi, tampaknya SIA sedikit berkontribusi pada pemecahan masalah ada dua alasan yaitu SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar, SIA menyediakan database yang kaya yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah.