Ringkasan Pertemuan 14 - Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Semua perusahaan besar memiliki fungsi umber daya manusia yang menangani banyak proses khusus yang berhubungan dengan personil perusahaa. Sistem konseptual yang digunakan dalam mengelola personil tersebut sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system), atau HRIS.

Manajemen puncak kurang menekankan HRIS. Namun, peraturan pemerintah yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek personil perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada HRIS.

HRIS mengikuti format dasar yang sama seperti sistem informasi fungsional lain. SIA memberikan data personil yang bersifat keuangan, subsistem penelitian sumber daya manusia melakukan proyek penelitian khusus untuyk mengumpulkan data baru dan subsistem intelejen sumber daya manusia mengumpulkan data dan informasi yang berhubungan dengan personil dan lingkungan.

Gambar 14.1

Database HRIS melengkapi data personil dengan data yang menjelaskan baik organisasi maupun perorangan di lingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil. Pengolahan HRIS dalam perusahaan masih banyak diturunkan dari mainframe di bagian sistem informasi ke komputer miro di bagian sumberdaya manusia, sebagian besar database sumber daya manusia masih berada di dalam komputer sentral. Banyak aplikasi yang berada di dalam tiap subsistem telah diterapkan oleh banyak perusahaan, tetapi beberapa masih dalam proses perembangan.

Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

a Gambar 2. Model ini, dan data pendukung subsistem outputnya, didasarkan pada studi yang dilakukan Raymond McLeod, Jr., dan Gerardine DeSanctis untuk Association of Human Resource Systems Professionals (HRSP)

a Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian dan intelejen.

a Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada penyimpanan komputer.

a Hanya 5,7% dari perusahaan HRSP melaporkan penggunaan database nonkomputer.

Gambar 14.2

Sistem Informasi Akuntansi

Data yang ditangani oleh HRIS adalah campuran dari elemen-elemen data personil dan akuntansi, antaara lain:

o   Elemen data personil relatif lebih permanen dan bersifat non-keuangan. Contohnya adalah nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan. Elemen data personil ini diciptakan oleh SDM pada waktu penerimaan dan diperbarui selama pegawai bekerja pada perusahaan. Data yang serupa juga disimpan untuk pegawai yang pensiun.

o   Elemen data akuntansi terutama bersifat keuangan, dan cenderung lebih dinamis dibandingkan data personil. Contohnya elemen data akuntansi adalah upah per jam, gaji bulanan, pendapatan kotor saat ini dan pajak penghasilan tahun berjalan.

Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia

Subsistem penelitian sumber daya manusia mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contohnya adalah penelitian suksesi dan evaluasi jabatan, dan penelitian keluhan.

·   Penelitian Suksesi (Succession Studies) dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia. Mungkin seorang kepala departemen akan pensiun, dan manajemen puncak ingin mengetahui siapa yang dapat dipertimbangkan untuk dipromosikan ke jabatan itu.

·        Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation) mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan.

·     Penelitian Keluhan (Grievance Studies) membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan.

Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia

Mengumpulkan data dan informasi yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan, dan pesaing.

·      Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

·   Intelijen Pemasok. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.

·        Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

·     Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global memberikan data dan informasi yang digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintregasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

·      Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan untuk dalam perencanaan personil.

·     Intelijen Pesaing. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mugkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direktur.

Ø   Database HRIS

Meningkatnya kerumitan masalah yang berhubungan dengan personil, disebabkan oleh banyaknya peraturan pemerintah dan meluasnya pilihan tunjangan, membuat penyimpanan data dalam komputer sebagai suatu keharusan. Bagi database SDM berbasis komputer, tersedia beberapa alternatif dalam hal isi, lokasi, manajemen dan pemasukan data.

·               Isi Database

Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan. Elemen-elemen lingkungan mempengaruhi sumber daya manusia dalam beberapa cara.

-              Data Pegawai

Kebanyakan database HRIS berisi data yang berhubungan dengan pegawai perusahaan yang ada.

-              Data Non – Pegawai

Responden HRSP mengidentifikasikan data yang menjelaskan organisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, akademi dan universitas, serikat pekerja, dan tanggungan, ahli waris dan keluarga yang ditinggalkan.

Ø  Lokasi Database HRIS

Dalam perusahaan HRSP, sebagian besardatabase HRIS ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain berada di SDM, pada divisi operasi lain, dan di luar pusat pelayanan.

o Pemasukan Data : Menurut penelitian HRSP data dimaksudkan ke dalam database dari beberapa sumber.

Output HRIS

Dalam perusahaan HRSP, 65,3% pemakai dtempatkan di dalam SDM, 29,1% di tempat lain dalam perusahaan, dan 10,2% di lingkungan perusahaan.

o    Bentuk Dasar Output

Pemakai HRIS biasanya menerima output dalam bentuk laporan periodik dan jawaban atas database queries.

o    Perangkat Lunak HRIS

Perangkat lunak pesanan (custom) yang dikembangkan bersama oleh sumber daya manusia dan jasa informasi dari pada oleh SDM atau jasa informasi sendiri, dan tampaknya sedikit yang diproduksi oleh perusahaan luar.

o    Subsistem Output

Model HRIS meliputi enam subsistem output, masing- masing berisi sejumlah aplikasi.

Subsistem Perencanaan Angaktan Kerja

Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa datang. Perencanaan angkatan kerja yang paling populer adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji dan analisis/evaluasi kerja. Sebagian besar usaha pengembangan tertuju pada analisis/evaluasi kerja, perencanaan dan pembuatan bagan organisasi.

a  Subsistem Perekrutan

Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam organisasi melalui subsistem perekrutan. Namun, penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif, dan juga merupakan kegiatan pengembangan yang ringgi.

  

a  Subsistem Manajemen Angkatan kerja

Dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar, dengan tujuh aplikasi. Namun, dalam hal presentase aplikasi yang digunakan, manajemen angkatan kerja di urutan terakhir.

a  Subsistem Kompensasi

Tiga subsistem terakhir merupakan area HRIS yang paling berhasil, dengan beragam aplikasi dan presentase penggunaan sekitar 80%. Aplikasi kompensasi telah dicapai pada tingkat tertinggi seperti terlihat pada tabel E.4.

a  Subsistem Tunjangan

Aplikasi tunjangan (benefit) telah diterapkan dalam skala besar, dengan enam aplikasi tersendiri dan 84% tingkat penggunaan. Defined contribution dan defined benefit plans memungkinkan seorang pegawai menakumulasi dana pensiun untuk mencapai standar hiduptertentu, ditentukan degan perhitungan aktuaria. Flexible benefit plans adalah inovasi terbaru yang memungkinkan pegawai untuk menentukan sendiri tunjangan yang diinginkan.

v  Subsistem Pelaporan Lingkungan

Berbagai aplikasi ini membuat HRIS tetap berjalan – pelaporan kebijakan dan praktek personalia perusahaan kepada pemerintah.

v  Integrasi Aplikasi

Di sebagian besar perusahaan, aplikasi yang berada di komputer terintegrasi dalam bentuk HRIS inti. Dalam HRIS inti (core HRIS), aplikasi itu berfungsi sebagai suatu unit, berbagi database bersama, dan output dari suatu sistem merupakan input bagi yang lain.

Bagaimana Manajer Menggunakan HRIS

Direktur SDM menggunakan informasi  dari semua sistem output, seperti halnya eksekutif lain, manajer EEO/AAP di dalam SDM dan seluruh manajer lain di seluruh perusahaan. Sedangkan manajer unit – unit di dalam SDM memiliki perhatian khusus dalam subsistem yang berhubungan dengan operasinya. Misalnya, manajer perencanaan SDM secara khusus tertarik pada subsistem perencanaan kerja. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena dampak dari program kompensasi dan tunjangan pada status keuangan perusahaan. Manajer dari bagian gaji pada departemen akuntansi berkepentingan khusus dalam subsistem kompensasi. Jadi, setiap hari manajer di seluruh perusahaan menggunakan informasi personalia.

Sistem konseptual yang membantu manajer perusahaan mengelola sumber daya personil adalah HRIS. HRIS adalah bagian dari suatu unit lain seperti SI atau akuntansi. Di dalam SDM, HRIS biasanya melapor kepada direktur SDM. Personil dalam HRIS meliputi para manajer dan segala jenis spesialisasi informasi.

Gambar 14.3 Mengidentifikasi para pemakai HRIS

Dari enam subsistem output, kompensasi  paling luas diterapkan, dengan 88 % perusahaan HRSP melaporkan penggunaannya. Subsistem manajemen angkatan kerja paling sedikit digunakan, dengan 65% penggunaan. Pelaporan lingkungan dan subsistem benefit juga sering dipakai, dengan 85% dan 84% penggunaan. Lebih separuh perusahaan HRSP melaporkan bahwa hampir semua aplikasi mereka terintegrasi.