Ringkasan Pertemuan 13 - Financial Information System

SISTEM INFORMASI KEUANGAN

Sebuah sistem informasi keuangan memenuhi kebutuhan manajer maupun elemen-elemen lingkungan perusahaan atas informasi yang menjelaskan status keuangan perusahaan.

13.1 Model Sistem Informasi Keuangan

Gambar 13.1 Model Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi manajemen digunakan untuk menjelaskan subsistem CBIS yang memberikan informasi kepada orang / kelompok baik di dalam maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan, informasi disajikan dalam bentuk laporan periodic, laporan khusus, hasil dari simulasi matematika, komunikasi elektronik dan saran dari system pakar. Gambar D1 menjelaskan sistem informasi berisi subsistem input dan ouput.

   Subsistem Input terdiri dari :

-      Sistem Informasi Akuntansi

Data akuntansi menyediakan catatan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Catatan dibuat untuk setiap transaksi, menjelaskan apa yang terjadi, kapan terjadinya, siapa yang terlibat dan berapa banyak uang yang terlibat.

-      Subsistem Audit Internal

Perusahaan besar maupun kecil bergantung pada auditor eksternal untuk mengaudit catatan akuntansinya untuk menguji kebenarannya. Perusahaan yang lebih besar memiliki sendiri staf auditor internal, yang melakukan analisis yang sama seperti auditor eksternal tapi memiliki lingkup tanggung jawab yang lebih luas. Audit internal sebagai subsistem dari system informasi keuangan karena kemampuannya untuk mengevaluasi dan mempengaruhi operasi perusahaan secara independen dari sudut pandang perusahaan.

Jenis kegiatan audit :

·      Audit keuangan : menguji akurasi catatan perusahaan dan  dilakukan oleh auditor eksternal

·      Audit operasional : untuk memeriksa evektifitas prosedur

·      Audit kesesuaian : sama seperti audit operasional tapi audit berlanjut terus

Gambar 13.2 Posisi Pemeriksaan Keuangan Internal dalam Organisasi

 13.2 Subsistem Intelijen Keuangan

Fungsi keuangan mengendalikan arus uang melalui perusahaan informasi diperlukan untuk mempercepat arus maka subsistem ini berusaha mengidentifikasi sumber-sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik bagi kelebihan dana. Untuk mencapai tujuannya, subsistem informasi keuangan mengumpulkan data dan informasi dari pemegang saham (memelihara hubungan komunikasi yang baik antara perusahaan dan pemegang saham), masyarakat keuangan (kegiatan intelijen perusahaaan paling berkembang melibatkan masyarakat keuangan seperti bank) dan pengaruh lingkungan (bepengaruh secara langsung dan tidak langsung).

   Subsistem Output terdiri dari :

-      Subsistem peramalan

Peramalan salah satu kegiatan matematis tertua dalam bisnis. Komputer memungkinkan peramal membuat perhitungan secara lebih cepat dan mudah. Peramalan jangka pendek dilakukan oleh area-area fungsional. Fungsi pemasaran memproyeksikan penjualan untuk masa depan yang singkat, 1 – 3 tahun di depan. Peramalan jangka panjang biasanya dilakukan oleh suatu area selain pemasaran oleh fungsi finansial atau suatu kelompok yang hanya mempunyai tanggung jawab perencanaan.

Metode peramalan :

·         Metode nonkuantitatif, tidak melibatkan perhitungan data tapi didasarkan pada penaksiran subyektif. Metode ini memiliki 3 sistem formal yaitu konsensus panel (sekelompok pakar yang mendiskusikan faktor berhubungan masa depan dan proyeksi berdasar kombinasi input), metode delphi (sekelompok pakar yang tidak bertemu langsung tetapi menyerahkan jawaban atas kuesioner yang tersedia), dan metode rapat elektronik.

·         Metode kuantitatif, analisis regresi melibatkan pembuatan suatu hubungan antara kegiatan yang akan diramal disebut variable terikat/dependent variable dengan kegiatan yang lain disebut variable bebas (independent variable).

-      Subsistem Manajemen Dana

Arus uang dari lingkungan melalui perusahaan dan kembali ke lingkungan adalah penting karena uang digunakan untuk memperoleh sumber daya fisik lain. Arus ini dikelola untuk mencapai 2 tujuan : (1) untuk memastikan bahwa arus masuk pendapatan lebih besar dari arus keluar biaya, dan (2) untuk memastikan bahwa keadaan ini akan tetap stabil sepanjang tahun.

ü Menempatkan Manajemen Dana Dalam Perspektif

Perusahaan tidak sepenuhnya bergantung pada lingkungannya. Dalam hal sumber daya uang, perusahaan dapat mempengaruhi arus masuk dan keluar. Program-program dalam subsistem manajemen dana memungkinkan manajemen membuat keputusan yang mempengaruhi arus menurut cara yang diinginkan.

-      Subsistem Pengendalian

Manajer memiliki tujuan operasi yang harus dicapai, seperti memproduksi atau menjual sejumlah atau senilai tertentu barang. Manajer diberikan suatu anggaran operasi (operating budget), yaitu jumlah uang yang tersedia untuk digunakan dalam memenuhi tujuan operasional. Anggaran tersebut biasanya meliputi operasi untuk satu tahun fiskal, atau tahun finansial.

ü Proses Penganggaran

Terdapat tiga pendekatan umum yang dapat diambil perusahaan dalam menentukan anggarannya:

1.    Atas kebawah (top-down)

Bila pendekatan ini diambil, eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran, dan menekan jumlah tersebut pada tingkat-tingkat yang lebih bawah. Dengan alasan memiliki tujuan yang baik untu jangkapanjang perusahaan dan mengalokasikan dana yang memungkinkan perusahaan mencapai tujuan. Namun, anggaran yang seperti itu dipandang oleh oleh para manajer tingkat yang lebih rendah sebagai tujuan yang tidak realistis.

2.    Bawah ke atas (bottom up)

Bila pendekatan ini diambil, proses penganggaran dimulai p-ada tingkat organisasi terendah dan naik ke atas. Logikanya, orang ditingkat yang lebih rendah lebih dekat pada tindakan dan paling baik menentukan kebutuhan sumberdayanya. Namun, hal ini sering mengabaikan eksekutif, yang beralasan bahwa manajer tingkat bawah akan meminta jumlah besar yang tidak realistis.

3.    Metode partisipasi.

Pada praktek pada umumnya, kedua pendekatan sebelumnya mengikuti proses penyusunan anggaran secara partisipasi (participative budgeting). Pihak yang akan menerima dana berpartisipasi dalam menentukan tingkat dana. Ini merupakan pendekatan menerima dan memberi, dengan manajer pada berbagai tingkatan berunding untuk mencapai anggaran yang memuaskan semua pihak.

ü Laporan Anggaran

Anggaran operasi untuk suatu unit seperti departemen atau divisi, terdiri dari jumlah untuk setiap pos-pos pengeluaran dasar (gaji, telepon, sewa, perlengkapan dan seterusnya). Pos-pos biaya ini biasanya dialokasikan setiap bulan selama tahun fiskal diseduaikan dengan tingkat kegiatan yang berfluktuasi. Manajer bertanggung jawab atas anggaran yang diterima laporannya setiap bulan yang menunjukkan pengeluaran actual unitnya dibandingkan dengan anggaran. Tujuannya, mencapai jumlah anggaran total untuk tahun tersebut, dan laporan tersebut memungkinkan manajer tetap pada jalur selama tahun itu dengan mencapai berbagai varians yang besar.

ü Rasio Kinerja

Rasio kinerja (performance ratio) adalah suatu hubungan dari dua atau lebih indikator kegiatan organisasi yang menjadi suatu cara pengukuran. Terdapat banyak rasio yang dapat mencerminkan standart yang ditetapkan oleh industri perusahaan atau mungkin bisnis secara keseluruhan. Diantaranya, ada rasio lancar dan rasio perputaran persediaan, yaitu:

1.      Rasio lancar

Mengukur sampai seberapa jauh suatu perusahaan dapat menutup hutang jangka pendeknya dengan aktivitas yang mudah dikonversikan menjadi kas.

Rasio 1,0 atau lebih besar adalah baik karena berarti bahwa hutang dapat dibayar tanpa harus menjual sebagian aktiva nonkas.

2.      Rasio perputaran persediaan

Mengukur penjualan perusahaan dibandingkan investasi persediaan. Umumnya, semakin tinggi rasio perputaran persediaan, semakin baik. Rasio itu merupakn indikasi kemampuan menajer untuk tingkat penjualan yang tinggi tanpa investasi persediaan yang besar.

ü Menempatkan Subsistem Pengendalian dalam Perspektif

Komputer mungkin telah melakukan pekerjaa yang lebih baik dalam era pengendalian. Jika database yang akurat dan mutakhir ada, merupakan proses yang mudah untuk membandingkan antara biaya actual dan anggaran, menghasilkan laporan dan menghitung rasio.

13.3 Bagaimana Manajer Menggunakan Informasi Keuangan

 Pada table D.2 mengidentifikasi pemakaian sistem informasi keuangan. Eksekutif dalam fungsi finansial seperti direktur keuangan dan controller menggunakan informasi yang dihasilkan oleh seluruh tiga subsistem output. Eksekutif lain, termasuk anggota dewan direksi, juga menggunakan semua output. Manajer yang tingkat lebihrendah dan staf professional lebih memilih subsistem yang berhubungan dengan era tanggung jawab mereka. Contohnya, seorang analis investasi menggunakan subsistem menejemen dana dan seorang menejer toko bergantung pada subsistem pengendalian. Setiap hari, manajer di seluruh perusahaan menggunakan informasi keuangan.