Ringkasan Pertemuan 10 - Sistem Informasi Eksekutif

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

EKSEKUTIF

Ø  Istilah “eksekutif” seringkali digunakan untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hierarki organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan dan terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan.

Ø  Eksekutif  sering dibedakan dari manajer tingkat rendah melalui sikap mereka. Eksekutif tersebut lebih berorientasi pada perusahaan dan kesejahteraan perusahaan daripada unit-unit individual di dalam perusahaan. Bukan berarti semua manajer tingkat rendah cenderung mengutamakan kesejahteraan unit merek sendiri.

Menurut Henry Fayol, Henry Mintzberg, dan John Kotter mengenai apa saja yang dilakukan eksekutif antara lain:

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN FAYOL

þ  Semua manajer melakukan fungsi manajemen yaitu merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf, mengarahkan, dan mengendalikan.

þ  Perencanaan sangat ditekankan pada tingkat eksekutif, sementara fungsi-fungsi lain lebih penting bagi kinerja di tingkat-tingkat yang lebih rendah.

þ  Menurut Robert Anthony disebut dengan istilah sistem perencanaan strategis untuk kegiatan para manajer puncak.

PERAN-PERAN MANAJERIAL MINTZBERG

o   Semua manajer memiliki peran, akan tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan.

o   Salah satunya adalah peran keputusan adalah perunding (negotiator), dimana seorang manajer puncak merundingkan penggabungan usaha (merger), dan manajer tingkat rendah yang merundingkan tanggal pengiriman dengan pemasok. Keduanya berunding, tetapi orientasinya berbeda.

Gambar 10.1 Perusahaan tanpa Sistem Informasi Eksekutif

Gambar 10.2 Perusahaan dengan Sistem Informasi Eksekutif

AGENDA DAN JARINGAN KOTTER

A Menurut Profesor John P. Kotter dari Harvard, terdapat tahapan-tahapan para eksekutif dalam mengatasi tantangan pekerjaan yaitu:

1.      Menetapkan agenda, yaitu tujuan yang harus dicapai perusahaan. Agenda jangka panjang berupa perkiraan, seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam lima, sepuluh atau dua puluh dari sekarang. Agenda jangka pendek lebih spesifik, seperti pangsa pasar yag harus dicapai oleh tiap produk perusahaan saat ini.

2.      Membangun jaringan, yaitu hubungan kerjasama diantara orang-orang yang harus  menyelesaikan agenda tersebut. Ratusan atau ribuan anggota jaringa dapat ditemukan di dalam maupun di luar perusahaan.

3.      Menetapkan lingkungan norma dan nilai  yang tepat, yaitu dengan tujuan agar para anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu. Eksekutif mengadakan kontak tatap muka dengan sebanyak mungkin anggota jaringan tetapi berkonsentrasi pada bawahan.

BERPIKIR-NYA EKSEKUTIF

Æ  Profesor Daniel J. Isenberg dari Harvard meneliti proses berpikir lebih dari selusin eksekutif selama dua tahun untuk mendapatkan pandangan mengenai apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana pikiran mereka.

APA YANG DIPIKIRKAN EKSEKUTIF?

a Isenberg menemukan bahwa eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah, bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. dalam hal ini eksekutif lebih memperhatikan hal-hal organisasional dan pribadi dalam mendapatkan bawahan untuk memecahkan suatu masalah daripada apa pemecahan spesifik itu nantinya.

PROSES BERPIKIR SAAT MEMECAHKAN MASALAH

x Eksekutif memang membuat keputusan rasional, tetapi keputusan tersebut mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah-langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.

x Isenberg yakin bahwa eksekutif menggunakan intuisi pada tiap langkah dari proses pemecahan masalah. Intusisi mungkin memainkan peranan yang lebih penting pada tingkat eksekutif daripada di tingkat lain karena sifat masalah yang tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat diterapkan.

KEBUTUHAN INFORMASI EKSEKUTIF YANG UNIK

™ Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif, antara lain:

o  PENELITIAN MINTZBERG

^ Lima kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO, yaitu tugas administrasi (desk work), panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, pertemuan tak terjadwal, pertemuan terjadwal, dan kunjungan.

^ Mintzberg menekankan peran sistem informal yang menkomunikasikan informasi lisan, dan menyimpulkan, “Tampaknya lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasinya secara cepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.”

^ Penelitian Mintzberg memiliki nilai saat kita memikirkan rancangan CBIS modern.

Gambar 10.3 Cara Para CEO Mintzberg menghabiskan waktunya

o  PENELITIAN JONES DAN MCLEOD

ï  Para eksekutif tersebut mencakup CEO suatu rangkaian toko pengecer, CEO suatu bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan. Penelitian ini dirancang untuk menjawab pertanyaan:

1.      Berapa banyak informasi yang dicapai eksekutif?

2.      Apa nilai informasi tersebut?

3.      Apa sajakah sumber informasi tersebut?

4.      Media apa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi itu?

5.      Apa kegunaan informasi tersebut?

                        Jawabannya adalah:

            Berapa banyak informasi yang dicapai eksekutif? Selama jangka waktu dua

            minggu, para eksekutif dan sekretaris mereka telah mencatat 1.454 transaksi

            informasi yang mengalir ke eksekutif. Eksekutif menerima rata-rata 29 transaksi

            informasi per hari.

                        Apa nilai informasi tersebut? Eksekutif memberikan nilai yang sangat rendah pada

                        26% transaksi nol (nilai yang paling sering diberikan), satu atau dua. Pada ekstrim

                        yang lain, hanya 6% transaksi yang mendapatkan nilai 9 atau 10 dari para eksekutif.

                        Terdapat pula variasi dalam tingkat nilai yang diberikan oleh tiap eksekutif, berkisar

                        dari rata-rata 2,9 untuk wakil presiden direktur perpajakan hingga 5,5 untuk CEO

                        bank.

                        Apa sajakah sumber informasi itu? Pada Gambar 16.6 lingkungan perusahaan

                        digambarkan oleh segiempat di sebelah kiri garis putus-putus. Sumber intern ada di

                        sebelah kanan garis itu. Lingkungan menyediakan volume terbesar, tetapi juga

                        menyediakan informasi dengan nilai rata-rata terendah. Sebaliknya sumber yang

                        menyediakan volume paling sedikit adalah komite, tetapi mereka menyediakan

                        informasi dengan nilai tertinggi. Dua tingkat yang langsung di bawah eksekutif

                        menyediakan informasi terbaik dalam hal volume dan nilai yang tinggi.

                        Media apa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi eksekutif?

                        Media tertulis mencapai 61% dari jumlah transaksi, akan tetapi ada 3 media yang

                        paling sedikit digunakan oleh eksekutif antara lain: surat, memo dan panggilan telepon

                        mencapai 60% transaksi.

                        Apa kegunaan informasi itu? 6% transaksi tidak dapat diidentifikasikan dengan                              peran apapun. Perbandingan dengan nilai rata-rata yang jauh lebih tinggi untuk

            entrepreneur (4,8), Resource Allocator (4,7), Disturbance handler (4,6), dan

            Negotiator (3,8). Jika eksekutif tidak dapat mengasosiasikan sepotong informasi

            dengan suatu peran, informasi itu diberikan suatu nilai yang rendah.

ï  Berikut 3 temuan penelitian yang menonjol, yaitu:

§  Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya lingkungan, tetapi informasi intern diberi nilai lebih tinggi.

§  Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.

§  Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.

Gambar 10.5 Sumber daya informasi yang sampai ke eksekutif

o  PENELITIAN ROCKART DAN TREACY

Þ   Dalam penelitian Mintzberg dan penelitian John Rockart dan Michael Treacy mengenai penggunaan komputer oleh eksekutif di 16 perusahaan, sedikitnya satu dari tiga puncak paling sering CEO menggunakan sendiri komputer.

Þ   Istilah Sistem Informasi Eksekutif  (EIS) pertama kali muncul dalam laporan  penelitian Rockart dan Treacy, Sistem Informasi Eksekutif tersebut menampilkan:

©      Tujuan Sentral : Eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.

©      Inti Data Bersama : Database berisi informasi mengenai berbagai industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam tiga periode waktu (masa lalu masa kini dan masa depan).

©      Dua Metode Penggunaan Utama : Eksekutif menggunakan EIS untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend serta melakukan analisis pribadi atas data.  

©      Organisasi Pendukung : Para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS dan sopir EIS. Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi, atau organisasi konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam memulai sistem, sedangkan Sopir EIS adalah anggota staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.

Þ    Penelitian Rockart dan Treacy menyoroti kenyataan bahwa penggunaan komputer

      tidak di bawah martabat eksekutif.

PENYATUAN KONSEP-KONSEP MANAJEMEN

§  D. Ronald Daniel dari MicKinsey & Company menciptakan konsep faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factor), kegiatan kunci atau CSF yaitu, menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis organisasi dan CSF bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan yang lainnya.

§  Contoh pada perusahaan bermotor adalah CFS diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian manufaktur yang ketat. Contoh lain pada industry asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi.

§  Faktor-faktor penentu keberhasilan menggunakan EIS, antara lain:

o   Management By Exception : digunakan eksekutif untuk menyertakan management by exception dengan membandingkan kinerja yang dianggarkan dengan kinerja actual.

o   Model Mental : peran utama EIS adalh membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi volume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental, dan operasi perusahaan. Model mental yaitu memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian perkiraan dan untuk memahami fenomena untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil untuk mengendalikan pelaksanaannya. CBIS adalah suatu model mental, demikian pula tiap subsistemnya, EIS merupakan model mental yang paling menarik dan berharga bagi eksekutif.

KEPUTUSAN PENERAPAN EIS

Perangkat Lunak Produktivitas Perorangan Siap Pakai

a Adalah perangkat lunak umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contohnya: DBMS, paket spreadsheet elektronik, paket grafik, dan sistem manajemen proyek.

Perangkat Lunak EIS Siap Pakai

Æ  Perangkat tersebut khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif. Sistem tersebut biasanya menyediakan pemampatan informasi dan kemampuan drill-down. Contohnya adalah sistem mainframe, dan perintis yaitu Pilot Executive Software Inc. dari Boston dan Comshare, Inc. dari Ann Arbor, Michign, sekarang perangkat lunak EIS siap pakai tersedia untuk segala jenis komputer, dan sebagaian besar paket diarahkaan pada pemilik PC.

Æ  Keuntungan perangkat ini adalah:

o  Memungkinkan perusahaan segera menjalankan sistem

o  Proyek penerapan EIS tidak banyak membebani staf jasa informasi perusahaan

     dibandingkan jika mereka harus megembangkana EIS dari awal

o  Menawarkan kesempatan yang baik untuk digunakan kekurangannya mungkin berupa ketidakmampuan untuk menyesuaikan sistem dengan kebutuhan-kebutuhan eksekutif tertentu

Perangkat Lunak EIS Pesanan

A Contohnya adalah sistem MIDS (Management Information and Decision Support) yang diterapkan oleh Lockheed-Georgia

A Manajer data adalah orang-orang yang pakar mengenai data yang ditampilkan

FAKTOR-FAKTOR PENENTUAN KBERHASILAN EIS, YAITU:

Ô  Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen

Ô  Sponsor operasi

Ô  Staf jasa informasi yang sesuai

Ô  Teknologi informasi yang sesuai

Ô  Manajemen data