1.
Pengenalan Sistem Informasi Manajemen
a.
Apakah
SIM?
Pada pertengahan 1960-an, sebagian perusahaan besar
akhirnya mengatasi kesulitan penerapan komputer awal mereka. Itu merupakan
tugas yang sukar, karena organisasi-organisasi tersebut telah mengumpulkan
volume data yang sangat banyak selama bertahun-tahun dan diperlukan banyak
usaha untuk menempatkan data dalam bentuk yang dapat diterima komputer.
Pengetahuan tentang komputer di dalam perusahaan terbatas pada sejumlah kecil
spesialis informasi, dan para spesialis itu tidak memiliki pengalaman nyata
dalam mengarahkan penerapan melalui langkah-langkah dari siklus hidup sistem.
Pencapaian berlangsung lambat dengan trial
and error.
Perusahaan memiliki satu hal yang menguntungkan pada
masa-masa sukar itu: dalam melaksanakan tugas pengolahan data komputer diterapkan dengan cara yang sama
seperti key drive & punched card
machines dahulu. Tugas-tugas sistem informasi akuntansi (SIA)
terdefinisikan dengan baik dan terutama mempengaruhi departemen akuntansi
perusahaan. Penerapan komputer pada intinya mengubah tata cara lama ke dalam
bentuk komputer.
b.
Usaha
Awal SIM
Dengan berfungsinya SIA, baik spesialis informasi
perusahaan maupun perusahaan manufaktur komputer ingin agar kegiatan komputer
terus berlanjut, sehingga mereka mencari berbagai area aplikasi baru. Segera
disadari bahwa output informasi SIA
masih terbuka luas. Bertahun-tahun teknologi yang ada key drive & punched card machines tidak mampu menyediakan
informasi manajemen. Ketika mulai terlihat jelas bahwa komputer dapat mengisi
kesenjangan itu, tampaknya itu akan menjadi tugas yang mudah.
Penghalang besar ternyata adalah para manajer.
Sebagai suatu kelompok, mereka sama sekali tidak mengerti komputer. Mereka
mengetahui tugas mereka, dan mereka telah mengembangkan pendekatan mereka
sendiri dalam memecahkan masalah, tetapi merea kurang memikirkan peran
informasi dalam kegiatan mereka. Akibatnya, para manajer sulit mengungkapkan
secara tepat apa yang mereka perlukan dari SIM.
Situasi ini membuat frustasi spesialis informasi.
Karena mereka kurang mengerti manajemen. Spesialis informasi memutuskan bahwa
satu-satunya pemecahan adalah merancang dan menerapkan sistem yang menghasilkan
informasi yang mereka pikir diperlukan manajer. Hal ini dilakukan, tetapi dalam
banyak kasus spesialis informasi salah menduga, dan sistem tersebut tidak
digunakan.
Kemudian, manajer mempelajari komputer. Mereka
mengetahui logika yang mendasari proses pemecahan masalah, dan mereka mampu
menjelaskan kebutuhan informasi mereka. Spesialis informasi, pada gilirannya,
mempelajari dasar-dasar manajemen dan cara bekerja dengan manajer dalam
merancang sistem informasi. SIM dirancang ulang sehingga lebih mendekati
kebutuhan manajer, dan SIM akhirnya menjadi suatu area aplikasi komputer yang
utama.
c.
Definisi
SIM
Sistem Informasi Manajemen (SIM) didefinisikan
sebagai suatu sistem basis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa
pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu
entitas organisasi formal perusahaan atau subunit di bawahnya. Informasi
menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah
terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin
terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik,
laporan khusus, dan output dari
simulasi matematika. Output informasi
digunakan oleh manajer maupun non-manajer dalam perusahaan saat mereka membuat
kuputusan untuk memecahkan masalah.
d.
Model
SIM
Data maupun informasi dimasukkan dari lingkungan,
isi database digunakan oleh perangkat
lunak yang menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus, serta model
matematika yang mensimulasikan beragam aspek operasi perusahaan. Output perangkat lunak digunakan oleh
orang-orang dalam perusahaan yang bertanggung jawab memecahkan masalah
perusahaan.
2.
Model Sistem Informasi Manajemen
Jenis kedua perangkat lunak SIM berbentuk model
matematika. Model adalah penyederhanaan dari sesuatu, model menggambarkan
fenomena suatu objek atau suatu kegiatan. Fenomena itu disebut entitas. Jika model menggambarkan suatu
perusahaan, perusahaan itu adalah entitasnya. Jika model menggambarkan
fluktuasi volume penjualan perusahaan, volume penjualan adalah entitasnya.
Ada empat jenis model fisik, narasi, grafik dan
matematika. Yang pertama, modal fisik,
adalah model yang berwujud tiga dimensi, biasanya lebih ecil dari entitasnya.
Contoh adalah model tanah liat dari suatu model baru yang dibuat oleh
perancang. Penjelasan tertulis atau lisan dari sesuatu dapat dianggap sebagai model narasi. Model ini yang paling
populer digunakan dalam bisnis. Model
grafik merupakan suatu diagram, umumnya dua dimensi. Grafik dan bagan adalah contohnya. Akhirnya,
rumus matematika adalah model
matematika. Simbol-simbol berfungsi menjelaskan fenomena tertentu. Model
matematika merupakan jenis yang berperan sangat penting dalam SIM.
Model matematika dapat dikelompokan dalam tiga
dimensi pengaruh waktu, tingkat keyakinan dan kemampuan mencapai optimisasi.
1.
Model
Statis atau Dinamis
Model statis tidak menyertakan waktu sebagai variabel. Model ini
berkaitan dengan suatu situasi pada satu titik waktu tertentu, seperti suatu
foto. Model yang menyertakan waktu sebagai variabel adalah model dinamis. Model ini menggambarkan perilaku entitas dari waktu
ke waktu, seperti suatu film.
2.
Model
Probabilistik atau Deterministik
Cara
lain mengelompokan model adalah berdasarkan apakah formulanaya mencakup
probabilita. Probabilita adalah
peluang terjadinya sesuatu. Probabilita berkisar dari 0,00 (sesuatu yang sama
sekali tidak mungkin) hingga 1,00 (sesuatu yang pasti). Model yang mencangkup
probabilita disebut model probabilistik.
Model yang sebaliknya, adalah model
deterministik.
3.
Model
Optimisasi atau Suboptimisasi
Model
optimisasi adalah model yang memilih solusi terbaik dari berbagai alternative.
Agar suatu model dapat mencapai hal ini, masalahnya harus terstruktur sangat
baik. Model suboptimisasi, sering disebut satisficing
model, memungkinkan manajer memasukkan serangkaian keputusan, dan model
akan memproyeksikan hasilnya. Model itu tidak mengidentifikasi keputusan yang
akan menghasilkan hasil terbaik tetapi menyerahkan tugas tersebut pada manajer.
a.
Contoh
pembuatan model
Eksekutif
perusahaan mungkin menggunakan model matematika untuk membuat beberapa
keputusan penting. Mungkin eksekutif itu juga ingin mensimulasikan dampak dari:
1.
Harga
produk
2.
Jumlah
investasi pabrik yang diperlukan
untuk menyediakan kapasitas untuk memproduksi produk tersebut
3.
Jumlah
yang perlu diinvestasikan dalam kegiatan pemasaran
seperti periklanan dan penjualan langsung
4.
Jumlah
yang perlu diinvestasikan dalam litbang (penelitian dan pengembangan)
Selanjutnya,
eksekutif tersebut ingin dapat mensimulasikan empat kuartal kegiatan dan
menghasilkan dua laporan suatu pernyataan operasi yang mencangkup nilai-nilai
non-keuangan yang penting seperti potensi pasar (permintaan) dan kapasitas
pabrik, serta suatu pernyataan laba-rugi yang mencerminkan hasil-hasil dalam
istilah-istilah keuangan.
·
Input Model
Pada layar input yang digunakan untuk memasukkan
elemen-elemen skenario untuk kuartal terakhir atau yang lalu. Sebagian dari
elemen-elemen itu berhubungan dengan perusahaan-kapasitas pabrik: jumlah unit
yang dihasilkan, nilai mata uang dari bahan baku, dan seterusnya. Elemen-elemen
yang lain berhubungan dengan pengaruh lingkungan perusahaan-indeks ekonomi,
indeks musiman, harga pesaing, dan pemasaran pesaing. Layar ini merupakan suatu
contoh dari graphical user interface,
dan kotak-kotak berisi nilai-nilai awal (default), yang diubah dengan mentik
pada elemen data yang diinginkan.
Pada layar ini
menunjukkan elemen-elemen scenario untuk kuartal
berikutnya. eksekutif menyatakan berapa banya kuartal yang ingin
disimulasikan. Kemudian mereka memasukkan perkiraan untuk indeks ekonomi dan
musima, serta perkiraan harga dan pemasaran pesaing.
Gambar 2
Dibagian bawah
layar, eksekutif masukkan empat keputusan, dengan kotak sebelah kanan tempat
menampilkan laba setelah pajak yang dihasilkan. Layar itu dapat mengakomodasi
keputusan-keputusan untuk empat kuartal. Layar tersebuut juga menampilkan
nilai-nilai awal (default).
·
Output Model
Kegiatan kuartal
beriku (kuartal 1) disimulasikan dan laba setelah pajak ditampilkan di layar.
Eksekutif mempelajari angja itu dan memutuskan set keputusan yang akan
digunakan pada kuartal 2. Keputusan-keputusan ini dimasukkan dan simulasi
tersebut diulang. proses ini berlanjut hingga ke empat kuartal telah
diasumsikan.
Gambar 3
Gambar 4
Eksekutif dapat
memperoleh lebih banyak output terinci dalam bentuk tampilan atau cetakan.
a.
Keuntungan
dan kerugian pembuatan model
Seorang manajer
yang menggunakan model matematika dapat memperoleh euntungan sebagai berikut:
1. Proses
pembuatan model menjadi pengalaman belajar. Dapat dipastikan, pada setiap
proyek model dipelajari sesuatu yang baru mengenai sistem fisik.
Gambar 5
2. Kecepatan
proses simulasi menyediakan kemampuan untuk mengevaluasi dengan keputusan dalam
jangka waktu singkat. Dalam hitungan menit, dapat dibuat simulasi operasi
perusahaan untuk beberapa bulan, kuartal, atau tahun.
3. Model
menyediakan daya prediksi suatu pandangan ke masa depan yang yang tidak dapat
disediakan oleh metode penghasil informasi lain.
4.
Model
lebih murah daripada metode trial and
error. Proses pembuatan model memang mahal dalam hal waktu pengembangan
serta perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan untuk simulasi,
tetapi biaya tersebut tidak setinggi biaya yang disebabkan keputusan yang
buruk.
Keuntungan
pembuatan model ini diimbangi oleh kedua kerugian utama model:
1.
Kesulitan
pembuatan model sistem bisnis akan menghasilkan suatu model yang tidak
menangkap semua pengaruh pada entitas. Misalnya, dalam model yang baru
dijelaskan seseorang dalam perusahaan harus memikirkan nilai-nilai dari
elemen-elemen dataskenario. Ini berarti bahwa pertimbangan yang menyeluruh sangat
diperlukan dalam menerapkan keputusan yang didasarkan pada hasil simulasi.
2.
Keahlian
matematikan tingkat tinggi diperlukan untuk mengembangkan sendiri model-model
yang lebih kompleks. Keahlian itu juga diperlukan untuk menafsirkan output secara tepat.
Sudah lama
manajer menganggap kerugian pembuatan model melebihi keuntungannya. Situasi ini
sedang berubah, berkat kombinasi peralatan pembuatan model yang lebih
memudahkan pemakai dan manajer yang lebih mengerti informasi dan computer.
1.
Konsep Subsistem Informasi Organisasi
Ketika perusahaan semakin berpengaruh dalam
menerapkan rancangan SIM yang mencangkup seluruh perusahaan, manajer di
area-area tertentu mulai menerapkan konsep sesuai kebutuhan mereka.
Sistem-sistem informasi fungsional atau subset-sebset SIM yang disesuaikan
untuk memenuhi kebutuhan pemakai atas informasi mengenai area-area fungsional
mendapatkan publikasi luas di beberapa area dan sedikit kurang diarea lain.
Pemasaran merupakan area pertama yang menerima pemikiran sistem informasi
fungsional, dan banyak usaha dilakukan untuk menjelaskan cara penerapan
komputer ke seluruh operasi pemasaran.
Area manufaktur juga menerima pengolahan komputer
dan menerapkan tenologi itu baik sebagai sistem informasi konseptual maupun
sebagai komponen dalam sistem manufaktur fisik. Teknologi seperti robot pabrik
dan sistem ban berjalan yang dikendalikan kopmputer merupakan contoh bagaimana
proses manufaktur fisik telah dikomputerisasi. Usaha untuk menerapkan computer
sebagai sistem konseptual biasanya tidak muncul di bawah nama sistem informasi
manufaktur. Sebaliknya, digunakan nama-nama seperti material requirements planning (MRP) dan computer integrated manufacturing (CIM). Semua aplikasi ini
dikelompokkan di bawah nama sistem informasi manufactur. Bidang keuangan juga
tidak memeperoleh sebutan sistem informasi keuangan, walau sistem informasi
berbasis komputer dalam bidang ini sudah umum.
Suatu area fungsional yang mengadopsi sebutan sistem
informasi adalah sumber daya manusia, dan inilah area yang paling banyak
mendapat perhatian. Istilah sistem informasi sumber daya manusia (human resources information system-HRIS)
dan sistem manajemen sumber daya manusia (human
resources management system-HRMS) sudah umum. Yang sedang mendapat banyak
perhatian adalah sistem informasi organisasi yang ditujukan pada tingkat
manajemen, yaitu sistem informasi eksekutif (executive
information system), atau EIS.
Saat
ini penggunaan istilah sistem informasi berbasis komputer untuk menggambarkan
semua sistem informasi perusahaan. istilah yang sekarang sangat popular adalah enterprise
information system. Ia dapat melaksanakan seluruh proses computer
perusahaan, dari tugas pengolahan data hingga penyiapan informasi manajemen.
Istilah enterprise resource planning (ERP) menjelaskan cara enterprise information system
dikembangkan.
No comments:
Post a Comment